Cada día los altos ejecutivos de las compañías requieren maneras eficaces de comunicar sus políticas y estrategias a todos los empleados; así como también a los diferentes entes que conforman el negocio. Con los avances tecnológicos existentes hemos desarrollado una herramienta para comunicar esas políticas y procedimientos escritos, que anteriormente se distribuían como manuales o documentos impresos, a la cual hemos denominado Administrador de Políticas y Procedimientos (PPM).

Esta herramienta permite de una forma fácil, sencilla y uniforme, desarrollar, mantener y distribuir políticas corporativas y procedimientos las cuales se convertían en tareas y labores muy intensas y desgastantes para las grandes organizaciones.

Para ser eficaces el desarrollo y mantenimiento de políticas debe seguir un modelo de ciclo de vida, donde las políticas se crean, revisan, aprueban, distribuyen, y además debe permitir modificaciones cuando los cambios dentro de una organización dinámica ocurren. Los empleados y demás usuarios deben reconocer, leer y comprender las políticas que les compete a cada uno.

PPM permite que los administradores de las políticas se retroalimenten de los diferentes procesos que ejecutan los usuarios de la misma, ya sea en la aplicación de los cuestionarios, como en la visita al portal de SharePoint para el estudio de la documentación existente. La manera más fácil de asegurar que la política es conocida y está vigente se logra con pruebas y consultas periódicas a las mismas, para ello PPM permite la definición periódica de un cuestionario para cada una de las políticas y así permite evaluar la comprensión de estas por parte de los empleados de la compañía, y además permite identificar luego de analizadas las pruebas, qué aspectos se necesitarían clarificar o por otra parte mejorar.